秘书兵法 办公室礼仪地图

2017-08-07 10:43
閱讀次數:7865次

         我的许多朋友从农村来到城市,开始是做工人的,因为他们自强不息,进修了大专,开始做了办公室职员,有的是接线员,有的是秘书,更多的做了推销员,经常出入office。她们都认为懂得职场礼仪是多么重要。

  

  遵循一些禮儀規範,了解、掌握並恰當地應用職場禮儀會使你在工作中左右逢源,使你的事業蒸蒸日上哦。

  

  辦公桌的禮貌

  我們辦公室有十張辦公桌,情形卻大不一樣。只有一兩張是整潔的,其他都是慘不忍睹。我一看到淩亂的辦公桌,就對這個桌子的主人打了折扣。

  所以奉勸大家,保持辦公桌的清潔是一種禮貌。

  想說說在辦公室裏用餐的事,使用一次性餐具,最好吃完立刻扔掉,不要長時間擺在桌子或茶幾上。如果突然有事情了,也記得禮貌地請同事代勞。容易被忽略的是飲料罐,只要是開了口的,長時間擺在桌上總有損辦公室雅觀。如茶水想等會兒再喝,最好把它藏在不被人注意的地方。 

  吃起來亂濺以及聲音很響的食物最好不吃,會影響他人。食物掉在地上,最好馬上撿起扔掉。餐後將桌面和地面打掃一下,是必須做的事情。 

  有強烈味道的食品,盡量不要帶到辦公室。即使你喜歡,也會有人不習慣的。而且其氣味會彌散在辦公室裏,這是很損害辦公環境和公司的形象。 

  在辦公室吃飯,時間不要太長。他人可能按時進入工作,也可能有性急的客人來訪,到時候雙方都不好意思。在一個注重效率的公司,員工會自然形成一種良好的午餐習慣。 

  准備好餐巾紙,不要用手擦拭油膩的嘴,應該及時擦拭。嘴裏含有食物時,不要貿然講話。他人嘴含食物時,最好等他咽完再跟他講話。 

  

  電梯間裏的禮貌

  電梯很小,但是在裏面的學問好大呢。

  伴隨客人或長輩來到電梯廳門前時,先按電梯按鈕;電梯到達門打開時,可先行進入電梯,一手按開門按鈕,另一手按住電梯側門,請客人們先進;進入電梯後,按下客人要去的樓層按鈕;行進中有其他人員進入,可主動詢問要去幾樓,幫忙按下。 

  電梯內盡可能不寒暄。電梯內盡量側身面對客人。

  到達目的樓層,一手按住開門按鈕,另一手並做出請出的動作,可說,到了,您先請! 

  客人走出電梯後,自己立刻步出電梯,並熱誠地引導行進的方向。

  有借有還的禮貌

  有借有還,再借不難,這是媽媽在我小時候告訴我的。

  

  假如同事順道替你買外賣,請先付所需費用,或在他回來後及時把錢交還對方。若你剛好錢不夠,也要在次日還清,因爲沒有人喜歡厚著臉皮向人追債。同樣地,雖然公司內的用具並非私人物品,但亦須有借有還,否則可能妨礙別人的工作。還有就是嚴守條規,無論你的公司環境如何寬松,也別過分從中取利。可能沒有人會因爲你早下班15分鍾而斥責你,但是,大模大樣地離開只會令人覺得你對這份工作不投入、不專一。此外,千萬別濫用公司的電話長時間聊天,或打私人長途電話。 

  

  洗手間的禮貌

  我有一回在洗手間遇到同事,當時正在想事情,沒有主動打招呼,同事也沒跟我打招呼,她認爲我高傲,這樣後來我們之間好像就有了一種隔膜。

  所以,在洗手間遇到同事不要刻意回避,盡量先和對方搭話。千萬不要裝做沒看見把頭低下,給人不愛理人的印象。也不要與上司在同一時間上洗手間,特別是洗手間小的情況下。

  有的洗手間采用封閉的門扉,在有人敲門時,應回答:我在裏面!"


  拜訪客戶的禮貌

  我常出門拜訪顧客,有時會很緊張。後來自己摸索,時間長了,加上別人告訴的經驗,也就不覺得緊張。

  第一條規則是要准時。如果有緊急的事情,或者遇到了交通阻塞,立刻通知你要見的人。如果打不了電話,請別人替你通知一下。如果是對方要晚點到,你要充分利用剩余的時間。例如坐在一個離約會地點不遠的地方,整理一下文件,或問一問接待員是否可以利用接待室休息一下。 

  當你到達時,告訴接待員或助理你的名字和約見的時間,遞上您的名片以便助理能通知對方。如果助理沒有主動幫你脫下外套,你可以問一下放在哪裏。 


  在等待時要安靜,不要通過談話來消磨時間,這樣會打擾別人工作。盡管你已經等了20分鍾,也不要不耐煩地總看手表,可以問助理他的上司什麽時候有時間。如果等不及,可以向助理解釋一下並另約時間。不管你對助理的老板有多麽不滿,也一定要對他有禮貌。 

  當你被引到經理的辦公室時,如果是第一次見面應做自我介紹,如果已經認識了,只需互相問候並握手。 

  一般情況下對方都很忙,你要盡可能快地將談話進入正題。清楚直接地表達你要說的事情。說完後,讓對方發表意見,並要認真地聽,不要辯解或不停地打斷對方講話。你有其他意見的話,可以在他講完之後再說。

        (来源:《打工妹》 文/郭合浦)